Buchhaltung in der Cloud: Testbericht lexoffice

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Im Januar ist die beste Zeit, auf dem Schreibtisch zu sortieren und die eigene Buchhaltung in Ordnung zu bringen. Und neue Helferlein beim Ordnen von Belegen, Schreiben von Rechnungen und für den gesamten Steuerkram auszuprobieren. Dieses Jahr habe ich mir erstmals eine Cloud-Lösung angeschaut, die Online-Steuersoftware lexoffice von Haufe. Hier mein offizieller Testbericht.

Ich gestehe: Ich bin zwar Wortakrobatin und Freiberuflerin, aber ich mache meine Buchhaltung selbst. Und das gern. Ich möchte den Überblick über die Zahlen in meinem Unternehmen haben, und das routinemäßige Einpflegen von Belegen und der Umgang mit Zahlen ist mir manchmal eine angenehme Abwechslung zur kreativen Arbeit mit Wörtern und Sprachen. Mit Buchhaltungssoftware ist das immer so eine Sache. Es gibt die umfangreichen Programme, die auf größere Unternehmen mit viel Personal und Warenlagern zugeschnitten sind, unnötiger Ballast für Selbstständige, die Dienstleistungen verkaufen und keine Angestellten haben. In den letzten Jahren haben sich einige Anbieter daran versucht, auch für diese Zielgruppe Produkte zu entwickeln. Etliche davon habe ich mir angeschaut und ausprobiert und bin am Ende für meine Buchhaltung doch immer wieder bei einer kleinen Freeware gelandet, die mich überzeugt, weil sie alles Wesentliche enthält und mir zugleich in allen Bereichen ermöglicht, Anpassungen vorzunehmen. Das fehlte mir bei Lexware, als ich vor einigen Jahren mit dem Programm büro easy arbeitete.

Anpassungsmöglichkeiten

Nun also lexoffice, die Online-Variante von Haufe. Inzwischen gibt es viele Anbieter von Cloud-Lösungen. „Wir freuen uns, dass Sie sich für die einfachste Online-Lösung in Sachen Rechnung & Buchhaltung entschieden haben“, begrüßt mich lexoffice per Mail, nachdem ich meinen kostenlosen Testzugang aktiviert habe. Ich gebe erst einmal nur ein paar Eckdaten in mein Profil ein und schaue mich um, welche Funktionen und vor allem welche Anpassungsmöglichkeiten es gibt.

Einfachste Lösung gut und schön, doch jedes Unternehmen ist individuell und wenn keine einfachen Anpassungen möglich sind, dann nützt sie wenig. Also erst einmal ein Blick in die Einstellungen. Sehr schön, es ist ohne Trickserei möglich, die Preise auf den Belegen als Brutto- oder Nettopreise (mit separat auszuweisender Ust.) oder als umsatzsteuerbefreit auszuweisen. Sehr nützlich für Kleinunternehmer. Auch der voreingestellte Hinweistext für die Rechnung lässt sich anpassen.

Kontenrahmen

Als Kontenrahmen ist der SKR04 voreingestellt, das lasse ich so. In der Praxis sieht das so aus, dass ich beim Einpflegen eines Belegs (wirklich easy ist das Einpflegen eines elektronisch vorliegenden Belegs per Drag-and-drop oder durch Hochladen) eine Box namens „Art der Ausgabe“ auszufüllen habe, dann kann ich ein Stichwort eingeben und das Programm sucht nach dem passenden Konto. Ich teste Standards wie „Internet“, „Porto“, „Briefmarke“ und „Berufsverband“, das klappt gut, es werden eine oder mehrere sinnvolle Konten angeboten. Bei Stichworten wie „Website“ oder „Lektorat“ ist das Programm allerdings ratlos. Macht nichts, es gibt ja die Möglichkeit, die entsprechende Kategorie manuell auszuwählen, die Variante, die ich in der Praxis sowieso anwenden würde. Ein übersichtliches Fenster öffnet sich, aber: Etliche Nutzer bemängeln auf den Hilfeseiten, dass der Kontenrahmen nicht vollständig ist, bestimmte Buchungen also nicht korrekt zugeordnet werden können. Stört mich weniger, für meinen Bedarf sind die Konten ausreichend, notfalls behelfe ich mich mit einem fast passenden. Mich stört eher, dass ich die Konten nicht ordnen kann, denn viele davon brauche ich nie, andere sehr oft. Eine Hitliste der individuell am häufigsten gebrauchten Konten wäre nice to have.

Dienstleistungen

Individueller ist es beim Erfassen der eigenen Dienstleistungen und Waren. Unter dem Reiter „Services“ kann ich meine Leistungen definieren, kann zu der voreingestellten Einheit „Stunde“ andere Abrechnungseinheiten wie „Wort“ oder „Zeile“ hinzufügen und Preis und Steuerart bei jeder Leistung individuell einstellen.

Sehr sinnvoll, so kann ich im Prinzip alle häufigen Kombinationen (Steuersatz 7 % und Abrechnung nach Stunde und Preis A, keine Steuer und Abrechnung pro Wort  und Preis B …) eintragen und sie auf die Rechnung übertragen lassen.

Rechnungserstellung

Wie sieht es aus mit der Rechnungsnummerierung? Lexoffice bietet die Voreinstellung von Nummernkreisen für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Rechnungskorrekturen an. Auch hier reichen mir die Anpassungsmöglichkeiten aus: Ich kann ein Kürzel und eine individuelle Nummernergänzung festlegen, bei der laufenden Nummerierung kann ich zwischen drei- und sechsstellig wählen.

Gut, jetzt eine Testrechnung. Auch hier habe ich meine Ansprüche. Meine Rechnungen sind der Regeln mehrsprachig (damit sie der Kunde im Ausland und das deutsche Finanzamt verstehen), die Rechnungsempfänger sitzen oft im Ausland und die Gliederung einer Adresse weicht da oft von den deutschen Gepflogenheiten ab. Dieses simple Detail ist ein Stolperstein bei etlichen Programmen, in denen man Anschriften nur nach dem deutschen Schema einpflegen kann. Ich muss ein wenig suchen, bis ich unter dem Reiter „Kontakte“ die Maske zum Einpflegen von Kundendaten finde. Die Adressdaten haben eine geschickt platzierte Extrazeile „Adresszusatz“, mit deren Hilfe man auch ausländische Adressen ganz gut eingeben kann, es gibt einen Länderzusatz als Drop-down-Liste, die Kunden werden automatisch mit einer laufenden Nummer versehen, die man anpassen kann. Ich erstelle einen Musterkunden in Russland, um zu sehen, was das Programm von kyrillischer Schrift hält, und erstelle eine Rechnung.

Sieht nicht so schick aus, weil ich noch nicht am Layout gebastelt habe, aber alles Wesentliche funktioniert.  Nur das Problem mit der Zweisprachigkeit bleibt bestehen. Ich habe es im Beispiel durch die „individuellen Textbausteine“ gelöst, indem ich vor der Tabelle ein „Invoice“ geschrieben habe. Die Tabelle selbst kann ich in den Druckeinstellungen bearbeiten, ich kann also die Übersetzung gleich im Layout ändern.

Einnahme-Überschuss-Rechnung

Selbst buchen macht vor allem deshalb Sinn, um immer den Überblick zu haben. Bei der EÜR sind reichlich Auslistungsmöglichkeiten zu finden, nach Kategorien oder nach Zeitrahmen. Übersichtlich wird die Unmenge an Daten durch die ausklappbaren Untermenüs. Sehr nützlich auch die Option, dass nicht verwendete Kategorien standardmäßig ausgeblendet sind, sie sich aber trotzdem anzeigen lassen. Für den Screenshot habe ich diese Option natürlich aktiviert, damit die vielen Reisekosten-Kategorien schön zu sehen sind.

Für ein paar Gimmicks wäre ich in diesem Bereich sehr zu haben, also die Möglichkeit, sich diverse Kostengruppen oder Zeiträume als Diagramm anzeigen zu lassen. Aber das ist bei einer „einfachen“ Officelösung wohl zu viel verlangt. Die einzige grafische Übersicht, die ich beim Testen von lexoffice gefunden habe, ist im Kunden-, ähem, „Kontakt“-Bereich, wo ich mir die Umsätze pro Kunde und Monat anzeigen lassen kann. Naja, besser als nichts.

Weiter zur amtlichen EÜR. Das Programm ist schlau, für 2016 darf ich die noch nicht erstellen, aber 2015 geht und funktioniert tadellos. Ein Manko offenbart sich unten rechts: Nützliche Basics wie die Übernahme der Daten der EÜR in die Steuererklärung gibt es nach der 30-tägigen Testphase nur in der Premiumvariante von lexoffice „Buchhaltung und Berichte“ für monatliche 14, 90 EUR plus MwSt.

Wie bei den Haufe-Programmen üblich, gibt es auch lexoffice in drei Varianten. Neben der vollständigen Variante, die man testen darf, eine abgespeckte nur für die Buchhaltung für monatlich 6,90 EUR und eine Kompromisslösung namens „Buchhaltung & Finanzen“ für 11,90 EUR, in der allerdings die nicht unwesentlichen Optionen GuV und EÜR sowie Erfassung und Verwaltung von Anlagegütern fehlen. Für Freiberufler, die ihre Einnahme-Überschuss-Rechnung vom Steuerberater erstellen lassen und ihre wenigen Anlagegüter separat in einer Excel-Tabelle erfassen können, sicher die optimale Version, die aber immer noch mit dem stolzen Preis von 142,80 EUR plus MwSt. pro Jahr zu Buche schlägt.

Sicherheit

Meine Arbeit wäre ohne Internet nicht möglich. Recherche, Kommunikation, Übermittlung von Texten, die ich geschrieben, übersetzt oder lektoriert habe, alles läuft übers Netz. Aber ich bin ein Cloud-Skeptiker. Die Dokumente vieler meiner Kunden sind höchst vertraulich, ich arbeite lokal und nicht in der Cloud. Bei einer Buchhaltungssoftware geht es „nur“ um meine vertraulichen Daten, meinen Kundenstamm, meine Umsätze, dennoch widerstrebt es mir, diese Daten ausschließlich  in einer Cloud zu wissen und nicht auf einer lokalen Festplatte. Zwar ist der Firmensitz der Haufe Gruppe in Deutschland, so dass immerhin deutsche Datensicherheitsstandards und deutsches Recht gelten, aber dennoch. Noch dazu, wo mein Account lediglich mit Login und Passwort gesichert ist. Im Nutzerforum, das sich „Ideensammlung“ nennt, gibt es etliche Anmerkungen und Vorschläge, um den Zugangsschutz zu erhöhen. „Dass hier bei Lexoffice die User selbst auf den Punkt Sicherheit aufmerksam machen müssen, ist in der heutigen Zeit wirklich unfassbar“, kritisiert ein Nutzer.

Einen weiteren Vorführeffekt bot mir lexoffice beim Testen auch: Es kann nämlich vorkommen, dass man mal nicht an seine Daten herankommt. Vermutlich wird es nicht ständig Wartungsarbeiten am System geben, aber ärgerlich kann es schon sein, wenn man genau zu diesem Zeitpunkt seine EÜR fertigstellen wollte.

Fazit

Lexoffice ist tatsächlich eine schickes, modernes Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm für Selbstständige und Freiberufler. Das Programm bietet viele individuelle Anpassungsmöglichkeiten, ist übersichtlich aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Es bietet neben den getesteten Features unter anderem eine Anbindung ans Online-Banking, eine DATEV-Schnittstelle, eine Verknüpfung mit Elster und eine mobile Version per App.

Nachteile sind der vergleichsweise hohe Preis von knapp 213 EUR pro Jahr für die Vollversion „Buchhaltung & Berichte“, die als einzige die Erstellung einer EÜR zulässt, und der relativ simple Zugangsschutz für den Account in der Cloud.